Todas las empresas deben tener la capacidad de proporcionar evidencia registrada de eventos pasados, transacciones y decisiones. Esto es así, independientemente de que la empresa sea privada, publica, una organización sin ánimo de lucro, familiar o individual. Los registros contienen información que constituye tanto un valioso recurso evidencial, como un importante activo en la empresa.

La gestión de registros es fundamental tanto en los sectores públicos o privados. Las agencias públicas - tanto a nivel nacional como autonómico - deben cumplir leyes que las obligan a mantener y preservar los registros. Todos los negocios existen también en un entorno que demanda el mantenimiento de registros. Algunas industrias como banca, seguros, telecomunicaciones y auditoría están altamente reguladas por los gobiernos, y estas regulaciones a menudo especifican detalladas técnicas de gestión de registros. Los registros son esenciales para dar cuenta ante inversores y accionistas. Las profesiones legal y médica son altamente dependientes de los registros para realizar su trabajo. Las leyes fiscales afectan tanto a empresas privadas, como sin ánimo e lucro, etc. en diferente niveles, pero todos necesitan registros.

Las soluciones de Record Management de VILT proporcionan los siguientes beneficios:

• Organizar la información para recuperarla cuando sea necesario.
• Protegiendo registros que son esenciales para operaciones críticas.
• Garantizar el cumplimiento legal y reglamentario con los requisitos de registros, evitando así costosas multas y otras sanciones.
• Reducir los riesgos de litigios, investigaciones gubernamentales, y el proceso jurídico.
• La reducción de mano de obra necesarios para la creación, organización, recuperación y difusión de la información registrada.
• La reducción al mínimo de los requerimientos de almacenamiento (espacio, equipo y suministros) para una determinada cantidad de registros.
• Reducir el tiempo y el esfuerzo necesario para reconstruir la información vital en caso de desastre, robo, y otras pérdidas.

La siguiente tabla muestra los productos de gestión de registros que VILT utiliza.